After sales service yang baik adalah kunci dari loyalitas pelanggan. Salah satu contoh layanan purna jual adalah kebijakan pengembalian barang atau return policy. Melalui return policy, pembeli dapat mengembalikan barang yang mereka sudah beli dengan kondisi dan persyaratan tertentu. Sebuah studi menjelaskan bahwa 95% pelanggan yang merasa puas dengan return policy suatu usaha akan kembali membeli di tempat tersebut.
Adanya return policy dapat membangun kepercayaan antara konsumen dan pebisnis yang nantinya akan berdampak positif pada perkembangan bisnismu. Sebab, loyalitas konsumen akan ikut meningkat.
Return policy sebenarnya tidak hanya diterapkan di perusahaan ritel besar, kamu sebagai pengelola Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) pun juga bisa menerapkannya dalam bisnismu. Teman Ninja, ikuti ulasan di bawah ini mengenai bagaimana cara membangun sistem return policy untuk UMKM!
Pelajari Regulasinya Terlebih Dahulu
Kamu perlu mengetahui seperti apa konsep suatu regulasi sebelum menerapkan regulasi pengembalian barang. Jangan sampai ingin menyenangkan konsumen, operasional bisnismu malah terganggu.
Inilah beberapa aspek yang perlu kamu pertimbangkan sebelum menerapkan regulasi pengembalian barang:
- Waktu pengembalian. Setiap pelanggan pasti ingin tahu berapa lama waktu yang dimiliki setelah pembelian untuk mengembalikan suatu barang. Waktu yang cukup umum ditetapkan oleh sebuah brand adalah 7 – 30 hari pasca pembelian.
- Kondisi barang. Seperti apa kondisi barang yang dapat dikembalikan? Itu menjadi keputusanmu untuk menentukan. Tetapi kamu perlu memikirkan apakah kondisi barang yang dikembalikan dapat dijual kembali atau tidak.
- Waktu pemrosesan. Pelanggan butuh informasi detail mengenai berapa lama uang mereka dapat kembali. Hal tersebut tergantung pada cara pembayaran dan jenis pengembalian dana ditetapkan. Kamu perlu menginformasikan secara transparan berapa lama waktu pengembalian dana.
- Uang yang akan dikembalikan. Secara umum, pelanggan mengharapkan pengembalian dana secana penuh dalam bentuk tunai. Di sisi lain, kamu juga bisa menawarkan pengembalian dalam bentuk kredit yang bisa digunakan kembali untuk berbelanja di tokomu.
- Biaya pengembalian. Beberapa kebijakan pengembalian barang menetapkan biaya yang harus dibayarkan konsumen. Jika kamu ingin menggunakan persyaratan ini, maka informasikan dengan detail.
- Tahapan pengembalian barang. Kamu juga perlu menguraikan tahapan bagaimana pelanggan dapat mengembalikan barang. Pastikan tahapan yang kamu buat tidak menyulitkan pelanggan, ya!
Baca Juga: Trustjak: 5 Trik Mengubah Keluhan Pelanggan Jadi Pujian
Letakkan Regulasi di Tempat yang Terlihat
Selanjutnya kamu perlu meletakan informasi mengenai return policy di tempat yang mudah dilihat oleh pelanggan. Misalkan jika kamu punya website toko online, kamu dapat meletakkan informasi tersebut di halaman produk supaya konsumen dapat membacanya sebelum melakukan transaksi.
Selain di halaman produk pada website, kamu dapat menempatkan informasi tersebut pada footnote di website, email konfirmasi pesanan, atau melalui postingan di media sosial yang di-pin pada profil bisnismu.
Lebih Sederhana, Lebih Baik!
Buatlah instruksi yang jelas dengan bahasa yang sederhana dan lugas. Kamu wajib menghindari jargon atau istilah yang hanya kamu pahami agar dan setiap pelanggan paham isi dari kebijakan yang kamu buat. Jangan lupa mengarahkan pelanggan untuk menghubungimu apabila mereka masih punya pertanyaan terkait kebijakan pengembalian barang.
Baca Juga: Trustjak: Perkuat Product Branding Agar Jadi Bestie Konsumen
Buat Format Mudah Dibaca
Berikutnya kamu perlu membuat format return policy yang mudah dibaca. Format tanya jawab atau Frequently Asked Questions (FAQ) dapat kamu gunakan. Melalui format ini, kamu dapat menjawab pertanyaan dan keluhan pelanggan yang paling sering dialami.
Kebanyakan orang membaca secara sekilas dari poin-poin utama. Jadi, kamu dapat menyusun pertanyaan dan jawaban secara komprehensif namun tetap jelas dan tidak bertele-tele melalui poin yang terstruktur. Kamu juga bisa menyesuaikan gaya bahasa dengan voice of brand dari bisnis.
Baca Juga: Bang Syaiha: Customer Insight, Alat Meningkatkan Penjualan UMKM
Selain menetapkan return policy agar konsumen makin lengket, kamu pun perlu mengirimkan barang ke konsumen tanpa ngaret! Oleh karena itulah Ninja Xpress menawarkan program Ninja Sameday. Melalui program ini, kamu dapat mengirimkan barang kepada konsumen di hari yang sama maksimal 12 jam. Pelajari lebih lanjut mengenai program Ninja Sameday dari Ninja Xpress dan rasakan manfaatnya!
Original Article by Ninja Van Philippines
Featured image by Bench Accounting from Unsplash
